Les éléments du cahier des charges
- Problème à résoudre et amélioration souhaitée
- Population concernée : effectifs, qualifications, niveau de formation, expérience...
- Objectifs de formation : connaissances et compétences à acquérir
- Dispositif de formation envisagé : organisation dans le temps, approche pédagogique...
- Eléments de gestion de la formation : contraintes de temps et de planning, moyens pédagogiques et équipements nécessaires
- Répartition des rôles et des responsabilités : pilotage interne du projet, rôle attendu du prestataire, rôles respectifs de la hiérarchie et des formateurs avant, pendant et après la formation, rôle des stagiaires
L'achat de prestations extérieures
La recherche de l'organisme et la qualité de la prestation de service
La sélection d'un stage interentreprises
Le descriptif d'un stage doit comprendre :
- Le public concerné
- Les objectifs
- Le contenu
- Les méthodes pédagogiques
- L'animateur
- L'organisation pratique
- Le coût
Le choix d'un partenaire dans un projet interne à l'entreprise
L'appel d'offres :
- Faire un appel d'offres
- Présélectionner des organismes auxquels on transmettra le cahier des charges
- Prendre le risque de retenir un organisme inconnu mais qui a attiré l'attention ou bénéficie d'une bonne réputation, afin de diversifier ses fournisseurs
- Envoyer un court descriptif du projet dans un premier temps, puis le cahier des charges complet si l'organisme répond positivement à la demande
- Dans la période entre l'envoi d'appel d'offres et la fin du délai de réponse, proposer aux organismes un entretien téléphonique ou une rencontre afin de répondre à leurs questions et leur donner des précisions
- Indiquer à chacun un plan type de la proposition attendue
La présélection :
- Prédéfinir des critères de jugement non communiqués aux organismes
- La première sélection est effectué par les membres du comité de pilotage du projet et peut être appuyée par un représentant de la direction des achats
La sélection finale :
- Recevoir les organismes intéressés pour un premier contact, et rencontrer les chefs de projet que les organismes ont désigné pour la formation
- La rencontre va permettre à l'entreprise d'avoir des réponses précises à ses questions, de percevoir l'attitude générale du prestataire, de vérifier son professionnalisme, de prendre connaissance des moyens dont il dispose pour assurer la prestation, de relever les références de l'organisme
- Le choix s'effectuera en fonction de la grille des critères
- Il peut être demandé à l'organisme choisi de remanier sa proposition avant signature du contrat
- Il peut arriver toutefois qu'aucun organisme ne corresponde à la demande de l'entreprise
La convention de formation
La convention de formation, qui traduit le contrat entre les deux parties, est obligatoire. Elle permet à l'entreprise de justifier des dépenses engagées auprès de l'administration fiscale.
L'organisme doit être légalement déclaré et son numéro de déclaration d'existence doit être inscrit sur la convention.
Celle-ci doit comporter les rubriques suivantes :
- La nature, l'objet, la durée, les effectifs des stages qu'elle prévoit
- Les moyens pédagogiques et techniques mis en oeuvre
- Les conditions de prise en charge des frais de formation pédagogique des éducateurs et leur rémunération
- Les facilités accordées aux salariés pour poursuivre leur stage tels que les congés, aménagements ou réductions d'horaires dont ils bénéficient en application des dispositions législatives,réglementaires, ou contractuelles
- Les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction de la formation dispensée
- Les modalités de réglement amiable des difficultés auxquelles peut donner lieu l'exécution de la convention
Le rôle des organismes mutualisateurs
- Leur finalité est de permettre une mutualisation de tout ou partie des dépenses de formation des entreprises
- Les Organismes Paritaires de Collecte Agréés (OPCA) sont gérés paritairement par les syndicats patronaux et les syndicats de salariés
- Ils peuvent être constitués sur une base régionale (OPCAREG), professionnelle (par branche professionnelle) ou inter professionnelle (AGEFOS-PME)
- Ils doivent être agréés par l'Etat
- L'entreprise y adhèrent librement sauf dans le cas où un accord interne à sa branche professionnelle prévoit l'obligation de verser à l'OPCA tout ou partie de l'obligation légale de financement de la formation continue
- Ils servent d'intermédiaire administratif et financier entre les offreurs de formation, les entreprises et les institutions publiques
- Les OPCA ont un rôle de conseil et d'aide dans la constitution des dossiers des entreprises
Source : "Manager la Formation" Alain Meignant
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